Creazione dell’affitto

Per ciascun contratto di locazione, i pagamenti degli canoni e gli avvisi di pagamento vengono generati automaticamente il primo giorno del mese per impostazione predefinita, a meno che non sia indicato diversamente in Locazioni. Hai la possibilità di impostare la data in cui desideri generare l’avviso e il canone in Finanze, aggiungendo un numero di giorni prima della data di pagamento del canone. Anche questa opzione può essere configurata nella scheda della locazione.

Periodicità dell’affitto

La periodicità dell’affitto (predefinita il 1° del mese) definisce il periodo di locazione e questa configurazione viene effettuata nella scheda della locazione. Ad esempio, nel caso di una locazione con cadenza mensile, se scegli il 1° del mese, il periodo sarà dal 1° all’ultimo giorno del mese corrente. Se scegli il 15 del mese, il periodo sarà dal 15 al 14 del mese successivo.

Data di creazione del canone

La data di generazione del canone determina quando la corrispondente linea appare nella sezione Finanze. Ad esempio, se scegli G-6, i pagamenti e l’avviso di pagamento verranno generati 6 giorni prima della data di scadenza. Anche questa configurazione viene effettuata nella scheda della locazione.

Data di pagamento

La data di pagamento nella scheda della locazione indica la data entro cui l’inquilino deve pagare l’affitto (di default, il 1° del mese). Questa data viene utilizzata per determinare se un affitto è in ritardo. Il sistema segnerà un affitto come “In Ritardo” 7 giorni dopo la data di pagamento. Ad esempio, se la data di pagamento dell’affitto è il 6, verrà segnata come “In Ritardo” dopo il 13.

Titolo del documento: avviso di scadenza, ricevuta e fattura

Una volta che l’affitto è segnato come “Pagato”, il documento che in precedenza era un Avviso, diventa una Ricevuta.

In caso di pagamento parziale il documento sarà una Ricevuta che può essere convertito in una Fattura solo se il proprietario registra un successivo pagamento che copre l’intero affitto o se il saldo dell’inquilino è zero o positivo.

Ogni affitto può essere associato a uno dei seguenti stati:

• Pagato: L’inquilino ha pagato completamente l’affitto.
• In Attesa: L’inquilino non ha ancora pagato l’affitto, ma la data di scadenza non è ancora passata.
• In Ritardo: L’inquilino non ha pagato l’affitto e la data di scadenza è passata.
• Parziale: Solo una parte dell’affitto è stata pagata dall’inquilino.
• Non Pagato: L’affitto non è stato pagato e è improbabile che venga pagato in futuro.

Creare manualmente un affitto. Puoi creare manualmente un affitto nella sezione Finanze. Per fare questo, aggiungi un’entrata e scegli il tipo “Pagamento Canone”, oppure duplica un affitto esistente.

Ricevute in anticipo e in arretrato

Gli affitti e gli avvisi di scadenza vengono generati in anticipo per impostazione predefinita, cioè all’inizio del periodo. Decidi tu quando registrare il pagamento e produrre la ricevuta di affitto.

Quando crei la locazione, puoi anche scegliere di creare affitti in arretrato, cioè alla fine del periodo.

Puoi anche impostare la data di generazione dell’affitto al momento della creazione della locazione a G+X dove X è il numero di giorni. Ad esempio: Per una data di ricevuta al 1°, che genera affitto dal 1° al 31°, l’impostazione ‘G+20’ genererà la generazione 20 giorni dopo l’inizio del periodo, intorno al 21.

Fattura o ricevuta e numerazione

Quando crei la locazione, nella scheda “Ricevuta”, hai la possibilità di scegliere tra “Ricevuta” o “Fattura” per il documento di avvenuto di pagamento.

Puoi attivare la numerazione per le fatture. Questa numerazione può essere:

• Per contratto di locazione;
• Per proprietario.

Puoi anche definire un prefisso (per esempio “INV23-“), e un contatore automatico verrà aggiunto dopo questo prefisso.

Se cambi il prefisso nella locazione, il contatore verrà resettato e ricomincerà da 1. Questa funzione è utile quando cambi il prefisso ogni anno, ad esempio “INV2023-“, “INV2024-“.

Buono a Sapersi

Per le locazioni con IVA, l’opzione “Fattura” è attivata per impostazione predefinita.

Le fatture sono numerate automaticamente, ma se desideri iniziare con un numero specifico, trova l’ultimo pagamento generato nella sezione Finanze e inserisci questo numero nel campo fornito. Il prossimo affitto verrà generato con il numero seguente.

Prima ricevuta di affitto con un pagamento parziale

Se la tua locazione inizia in una data diversa dal 1° del mese, puoi impostare un primo pagamento parziale dell’affitto, che non copre un mese intero.

Hai diverse opzioni:

• Puoi specificarlo quando crei la locazione compilando i campi dedicati. L’affitto parziale verrà creato alla creazione del contratto di locazione.
• Se un affitto è già stato generato nella sezione “Finanze”, puoi modificarlo regolando le date e gli importi.
• Un’altra opzione è aggiungere manualmente un’entrata di tipo “Pagamento Canone” nella sezione “Finanze”.

Ecco la formula per calcolare un pagamento parziale dell’affitto: Affitto mensile / Numero di giorni nel mese x Numero di giorni di occupazione.

Indirizzo alternativo sulla ricevuta

Per default, l’inquilino ha l’indirizzo della proprietà affittata, ma ci sono casi in cui l’indirizzo sulla ricevuta non corrisponde all’indirizzo della proprietà affittata.

Per indicare un indirizzo alternativo, segui questi passaggi: vai nella sezione “Locazioni”, modifica la locazione rilevante, clicca sulla scheda “Ricevute”, poi seleziona “Indirizzo Ricevuta”. Seleziona la casella e inserisci l’indirizzo di corrispondenza dell’inquilino nel campo appropriato.

Aggiungere un importo aggiuntivo a un affitto

Puoi aggiungere importi aggiuntivi a un affitto. Queste righe possono essere di due tipi: “Affitto” o “Spese”, come ad esempio per pulizia, parcheggio, tasse e altri pagamenti.

Per fare questo, fornisci semplicemente le informazioni nella sezione “Altre Spese”. Puoi aggiungerli a un canone già generato nella sezione “Finanze” o al momento della creazione di una locazione. Se li aggiungi a una locazione, questi pagamenti appariranno nel contratto di locazione e in tutte le ricevute e avvisi di scadenza associati.

Registrare un Pagamento

Una volta che l’affitto è generato nella sezione “Finanze”, hai la possibilità di registrare uno o più pagamenti, che sia il pagamento dell’inquilino, aiuti o sussidi ricevuti direttamente. Per fare questo, usa l’opzione “Registra un Pagamento” disponibile nel menu azioni a destra.

Per ogni pagamento o incasso registrato, puoi inserire le seguenti informazioni:

• importo,
• pagatore,
• mezzo di pagamento,
• data di incasso.

Pagamento Parziale o Pagamento in eccesso. Quando gli importi pagati superano il costo totale dell’affitto, l’inquilino mostra un saldo positivo. In caso di pagamento insufficiente, il saldo è negativo. Quando registri il pagamento, hai la possibilità di usare un sovrappagamento o un saldo negativo dell’inquilino per il pagamento del canone corrente o rimandarlo al periodo seguente.

L’opzione “Differimento saldo” è disponibile solo quando il conto dell’inquilino mostra un saldo, che sia positivo o negativo. Puoi impostarla da Locazioni > scheda Altre Impostazioni

Invio della ricevuta di affitto e dell’avviso di scadenza

Inquilini invitati e collegati a Rentila

Gli inquilini invitati con accesso a Rentila ricevono automaticamente una notifica via email (questa opzione può essere attivata/disattivata nel file della locazione) non appena il loro affitto viene generato nella sezione “Finanze”. L’email contiene un link diretto per scaricare il documento, l’avviso di scadenza o la ricevuta di affitto.

Una volta che il pagamento è stato segnato come “Pagato” nella sezione “Finanze”, puoi inviare manualmente la ricevuta di affitto utilizzando l’azione “Invia ricevuta” sulla destra. Il sistema rinvierà l’email di notifica con il link diretto per scaricare il documento.

Inquilini non collegati o senza indirizzo email

Per gli inquilini che non hanno un indirizzo email o che non desiderano accettare l’invito, puoi:

• Scaricare il documento (avviso di scadenza o ricevuta di affitto) in formato PDF e inviarlo tramite il tuo servizio di messaggistica.
• Scaricare il documento (avviso di scadenza o ricevuta di affitto) in formato PDF, stamparlo e inviarlo per posta.

Personalizzazione della ricevuta di affitto e dell’avviso di scadenza

Puoi personalizzare il logo e aggiungere una firma dalla sezione “Mio account” in “Mio profilo”. Se hai più proprietari nella sezione “Multi-proprietari”, è nel profilo di ciascun proprietario che puoi personalizzare il logo e la firma.

Buono a Sapersi. Non appena l’inquilino ha pagato l’intero importo del suo affitto e delle spese, il proprietario è tenuto a fornire gratuitamente una ricevuta di affitto, se richiesta. Questo documento permetterà all’inquilino di dimostrare che paga regolarmente l’affitto. La ricevuta deve includere le seguenti informazioni:

• I dettagli della proprietà interessata
• I dettagli dell’inquilino
• I dettagli del proprietario o del gestore
• Il periodo coperto dai pagamenti (generalmente con la stessa frequenza del pagamento dell’affitto)
• L’importo e il dettaglio dei servizi pagati (affitto, spese, aiuti e sussidi ricevuti direttamente…)